El transporte de mercancías por carretera afronta un nuevo paso hacia la digitalización. A partir del 5 de octubre de 2026, el documento de control administrativo que acompaña a determinados transportes públicos de mercancías por carretera deberá generarse y gestionarse en formato electrónico.
Esta obligación deriva de la Ley 9/2025, de 3 de diciembre, de Movilidad Sostenible, y ha sido desarrollada posteriormente mediante la Resolución de 5 de junio de 2026, que establece las características que deben cumplir los sistemas y documentos electrónicos de control administrativo.
Para las empresas que contratan y gestionan transporte, conocer este cambio es importante. No se trata simplemente de sustituir un documento en papel por un PDF: será necesario que la documentación pueda estar disponible y ser consultada electrónicamente durante una inspección.
¿Qué es el DeCA?
El Documento Electrónico de Control Administrativo (DeCA) es la versión digital del documento de control que ya se utiliza actualmente para determinados transportes públicos de mercancías por carretera.
Este documento permite acreditar información esencial de la operación, como:
- Quién contrata el transporte.
- Quién lo realiza.
- Origen y destino.
- Mercancía transportada.
- Datos del vehículo.
- Fecha del transporte.
Hasta ahora, el documento de control podía gestionarse en papel. La principal novedad a partir del 5 de octubre de 2026 será que deberá ser necesariamente digital.
¿Cuándo será obligatorio el documento electrónico?
La fecha que deben tener marcada en el calendario las empresas relacionadas con el transporte de mercancías es el 5 de octubre de 2026.
Desde ese momento, el documento de control administrativo exigible para el transporte público de mercancías por carretera deberá generarse en formato electrónico.
Por tanto, las empresas deberían revisar con antelación sus procedimientos para asegurarse de que sus operaciones están preparadas cuando llegue la fecha.
¿Qué cambia respecto al documento de control tradicional?
El contenido básico del documento de control no desaparece. Lo que cambia principalmente es la forma de generarlo, conservarlo y ponerlo a disposición de los servicios de inspección.
El documento electrónico debe cumplir determinados requisitos técnicos y garantizar que la información pueda consultarse correctamente.
Entre las características previstas se encuentra la utilización de sistemas informáticos capaces de generar y gestionar los documentos electrónicos de control conforme a los requisitos establecidos por la normativa.
No se trata simplemente de escanear un documento en papel
Uno de los aspectos importantes es diferenciar entre digitalizar un documento y generarlo digitalmente.
La obligación no consiste simplemente en hacer una fotografía o escanear el antiguo documento de control en papel.
El DeCA debe generarse mediante un sistema que cumpla las características establecidas para los documentos electrónicos de control administrativo.
¿A quién afecta este cambio?
La obligación afecta, con carácter general, al transporte público de mercancías por carretera sujeto al documento de control administrativo.
Por ello, no solo deben prestar atención las empresas de transporte.
También resulta relevante para otros operadores que participan en la contratación y organización de los servicios, como:
- Cargadores.
- Agencias de transporte.
- Transitarios.
- Operadores logísticos.
- Empresas que contratan transportes.
- Transportistas efectivos.
La propia normativa establece responsabilidades relacionadas con la correcta existencia y disponibilidad del documento.
¿Qué información debe facilitar el cargador?
Para generar correctamente el documento de control es necesario disponer de los datos correspondientes a la operación.
Entre ellos se encuentra información relativa a:
Origen y destino
Es necesario identificar correctamente los lugares donde se realiza la carga y la descarga.
Mercancía
Debe indicarse qué mercancía se transporta y facilitar los datos exigidos por la normativa.
Peso o magnitud correspondiente
Dependiendo de la operación, será necesario disponer del peso de la mercancía o de la magnitud alternativa prevista.
Por eso, mantener una comunicación fluida entre cargador, operador logístico y transportista será especialmente importante para evitar que falte información cuando haya que generar el documento.
¿Qué debe hacer una empresa antes del 5 de octubre?
Aunque la digitalización del documento de control supone un cambio importante, para las empresas el objetivo debe ser sencillo: tener el proceso preparado antes de que la obligación sea efectiva.
Recomendamos revisar algunos puntos básicos.
1. Revisar cómo se genera actualmente el documento
Si la empresa todavía trabaja con documentos en papel o sistemas no adaptados, deberá establecer un procedimiento compatible con los nuevos requisitos.
2. Comprobar los datos disponibles
Es importante asegurarse de que la información necesaria para cada transporte llega correctamente y con suficiente antelación.
3. Coordinar a todos los participantes
Cargadores, operadores logísticos y transportistas deben tener claro qué información aporta cada parte y cómo se genera y conserva el documento.
4. Asegurar el acceso durante el transporte
El documento debe poder ponerse a disposición de los servicios de inspección cuando sea necesario.
La normativa establece precisamente requisitos destinados a garantizar la disponibilidad, integridad, inalterabilidad e inviolabilidad de la documentación electrónica.
¿Supone el DeCA más trabajo para las empresas?
El objetivo de la digitalización es precisamente facilitar y modernizar la gestión documental del transporte.
Una vez implantado correctamente el sistema, trabajar digitalmente puede permitir:
- Reducir documentación en papel.
- Agilizar la consulta de los documentos.
- Mejorar la trazabilidad.
- Facilitar el archivo.
- Disponer de la información de forma más rápida.
- Reducir errores derivados de la gestión manual.
La clave estará en que las empresas adapten sus procesos con antelación y coordinen correctamente la información necesaria.
La digitalización del transporte ya es una realidad
La llegada del DeCA forma parte de un proceso más amplio de digitalización del transporte y la logística.
Para las empresas que gestionan un volumen elevado de expediciones, disponer de sistemas capaces de generar, conservar y consultar correctamente la documentación puede convertirse en una parte fundamental de la gestión diaria.
Por eso, más que esperar al 5 de octubre, es recomendable revisar ahora los procedimientos y asegurarse de que toda la cadena de transporte está preparada.
Preguntas frecuentes sobre el DeCA
¿Qué es el DeCA?
El DeCA es el Documento Electrónico de Control Administrativo, es decir, la versión digital del documento de control exigible en determinados transportes públicos de mercancías por carretera.
¿Cuándo será obligatorio?
El documento de control administrativo deberá ser necesariamente digital a partir del 5 de octubre de 2026.
¿El DeCA sustituye al documento de control en papel?
Sí. A partir de la fecha establecida, el documento de control deberá generarse necesariamente en formato digital.
¿Hay que firmar electrónicamente el DeCA?
No necesariamente. La Resolución de 5 de junio de 2026 establece que la firma no es obligatoria para la validez del documento de control, aunque puede ser necesaria cuando el documento se utilice además con una finalidad contractual y se opte por incorporar una firma electrónica.
¿Quién debe estar preparado para el cambio?
Deben prestar atención todos los participantes en las operaciones sujetas al documento de control: cargadores, transportistas, agencias, transitarios y operadores logísticos, entre otros.
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Los cambios normativos forman parte del día a día de las empresas que trabajan con transporte y comercio internacional. Adaptarse con tiempo permite evitar problemas y mantener una operativa más ágil.
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